당신이 일을 하는 책상은 어떤 모습인가요? 혹시 지난 일년 간 쌓인 각종 서류더미로 가득차 쓰레기 더미가 연상되지 않나요? 언젠가 필요할 지 모른다는 생각에 계속 쌓아놨다면 이제는 내년을 위해 정리할 때입니다.
요즘처럼 정보가 넘치는 사회에서는 손에 든 정보가 많을수록 좋은 게 아닙니다. 얼마나 가치 있는 정보를 가지고 있느냐, 그리고 그것을 실제로 사용하는 것이냐가 중요합니다. 무엇보다 책상이 깔끔해야 업무 능률이 오르겠죠?
* 책상에서 치워도 되는 서류인지를 판단하는 체크리스트 *
일정 기간 동안 사용하지 않은 것
: 중요한 서류라면 서류철을 해 회사 공용 캐비넷으로 옮긴다. 중요하지 않은 서류라면 아래 체크리스트 기준을 살펴 비워낸다.
시의성이 지난 것
: 카탈로그, 팸플릿, 잡지, 신문, 편지 등은 중요한 것만 스크랩하고 책상에서 비워낸다.
컴퓨터에 있는 것
: 증거기록으로 남길 중요한 서류가 아니라면 이미 컴퓨터에 파일로 보관돼 있는 서류의 인쇄본을 따로 보관할 필요는 없다.
디지털화할 수 있는 것
간단하게 디지털화할 수 있는 것은 컴퓨터에 기록해놓고 버리도록 한다.
최신판이 있는 것
: 업무 과정에서 미완성 서류가 많이 나온다. 최신판, 완성판 외에는 비워낸다.
다른 곳에서 쉽게 얻을 수 있는 것
: 잡지, 신문 등 요즘은 웬만하면 인터넷에서 정보를 다 찾을 수 있는 시대다. 클릭 한 번이면 자료를 찾을 수 있는 것을 보관할 필요는 없다.
수납 공간을 넘치게 하는 것
: 모든 수납 공간은 빈 공간이 20% 이상은 있어야 제대로 활용할 수 있다. 그 기준을 넘치는 건 비워낸다.
다른 사람들과 나눠 쓸 수 있는 것
: 잡지나 책은 사람들과 함께 볼 수 있도록 다른 공간에 분리하자. 본인은 책상을 넓게 써 좋고 다른 사람은 정보를 공유할 수 있어서 좋다.
책상 여기저기 붙어있는 포스트잇
: 중요한 정보는 수첩이나 컴퓨터에 따로 기입하고 다 버린다.
