[동화그룹 사보] 똑똑한 책상 정리로 업무 효율 UP!

제가 어느 순간 심플라이프 사이트에서 정리라는 말을 쓰지 않았는데요. 우리나라에서는 보통 정리와 수납이 세트로 쓰인다는 걸 알았기 때문입니다. 저는 수납은 하지 않고 비우는 정리를 합니다. 수납은 당장은 어수선함을 없앨 순 있지만 인생을 변화시키는 근본적인 치유책이 될 수 없다고 생각하거든요. 이 글에서 말하는 정리는 비운다는 의미 위주로 이해하면서 봐주시면 좋겠습니다.

 


 

[동화그룹 사보]

비울수록 채워진다. Less is More

똑똑한 책상 정리로 업무 효율 UP!

미니멀라이프 열풍에 발맞춰 물건을 줄이는 사람이 늘고 있다. 물건이 적어지면 돈, 시간, 에너지 소모가 줄어서 삶에 여유가 생긴다는 것이 이들의 공통된 후기다. 집만큼 많은 시간을 보내는 회사에서는 어떨까. 정리만으로 중요한 일에 집중하고 창의성을 발휘할 여유가 생긴다.

| 탁진현 < 가장 단순한 것의 힘> 저자

 

PRACTICE 1 현재 필요한 문서만 남기기

직장인 대부분은 책상 위의 많은 서류가 일하는 데 필요하다고 생각한다. 그러나 반대로 데일 카네기를 비롯한 자기계발 전문가들은 “지금 당장 해야 하는 일과 관계없는 모든 서류를 책상에서 치우라”고 조언해왔다.

서류를 줄이는 핵심은 과거도 미래도 아닌 현재의 것만 남기는 것이다. 현재 진행 중인 문서의 최종본과 사인할 것, 법적으로 꼭 보관해야 하는 것만 남기고 책상에서 치운다. 회사에 공용 문서함이 있다면 그곳에 보관하는 것도 방법이다. 특히 요즘엔 문서를 디지털 파일로 만드는 경우가 흔하므로 컴퓨터와 책상에 이중으로 보관할 필요가 없다.

신문과 팸플릿은 가능한 한 모두 없앤다. ‘언젠가 필요하지 않을까?’라는 생각에 주춤하게 되지만 지금은 ‘인터넷 시대’ 아닌가. 웹상에서 언제든 손쉽게 정보를 구할 수 있으니 굳이 쌓아둘 필요가 없다. 영수증이나 여기저기 붙어 있는 메모지 역시 책상에서 치우자. 이 역시 나중에 필요할지 모른다는 생각이 든다면 사진으로 찍거나 스캔해서 디지털 파일로 저장한다.

 

PRACTICE 2 생산성 도구의 도움으로 물건 없애기

‘에버노트’ 애플리케이션은 업무 환경을 단순화하는 훌륭한 생산성 도구다. 이 애플리케이션의 스캔 기능을 이용하면 얇은 소책자 정도는 10분이면 자동 스캔할 수 있기에 책상 위 종이 대부분을 없앨 수 있다.

‘리멤버’ 애플리케이션은 책상 한쪽을 차지하고 있는 명함 더미로부터 해방시켜준다. 명함을 자동 스캔해 연락처를 디지털로 DB화한 뒤 스마트폰에는 중요한 연락처만 저장해두면 우선순위 인맥을 더 잘 챙길 수 있다.

무엇보다 지금과 같은 디지털화된 세상에서는 업무의 대부분을 컴퓨터와 스마트폰으로 처리할 수 있기에 책상에많은 물건이 필요 없다. 서류, 노트, 계산기 모두 하나의 디지털 기기로 대신할 수 있으므로 이처럼 대체가 가능한 것은 없애도 된다.

 

 

PRACTICE 3 책상에는 최소한의 물건만 두기

책상 위에는 가능하면 막 발령받은 신입사원의 책상처럼 오늘 일할 때 필요한 것 외에는 아무것도 두지 않는다. 이곳에 있어야 할 물건은 컴퓨터, 오늘 처리할 서류, 펜, 수첩(또는 태블릿) 정도다. 문구류는 하루에 몇 번씩 쓰는 것이 아니라면 공용 공간에 두고 다른 직원들과 함께 쓰는 걸 고려한다.

오늘 업무와 관계없는 물건은 서랍에 넣는다. 자주 쓰는 문구와 현재 진행 중인 프로젝트 서류, 개인용품 정도일 것이다. 단, 서랍의 물건도 가능하면 최소한으로 줄일 것을 권한다.

지금까지 당연하게 늘려왔던 물건에 대해서 한 번쯤 ‘이것이 과연 내게 행복을 주는가? 업무에 반드시 필요한가?’ 의문을 가져볼 필요가 있다. 물건을 잔뜩 보관해서 회사를 잡동사니 가득한 집처럼 만들면 불필요한 것에 주의를 빼앗기고 일을 대하는 긴장감이 풀려서 야근만 늘기 십상이다. 물건을 최소한만 남길수록 업무의 핵심만 남는다.

 

PRACTICE 4 다음 날을 위해 책상 깔끔하게 유지하기

기존 책상 정리의 문제점은 마치 요요 현상처럼 정리를 해도 금세 물건이 더 늘어난다는 점이다. 결국 다시 머릿속은 복잡해지고 생산성은 떨어진다. 그러나 해결책이 없진 않다.

먼저 퇴근할 때는 책상 위 물건을 모두 제자리로 돌려놓거나 서랍 안에 넣어두고 퇴근한다. 그러면 다음 날 출근해서 오늘 일할 때 필요한 것만 책상 위에 꺼내놓고 일할 수 있다. 아침마다 깔끔한 책상에서 업무를 시작하면 매일이 새날 같아서 일이 순조롭다.

서류철의 경우 한 개 또는 두 개를 넘지 않는다는 한계를 정하는 것도 도움이 된다. 서류가 새로 생길 때마다 중요한 것만 추려서 남긴다. 이렇듯 일할 때 덜 중요한 것들을 최소한으로 줄이고 유지하려고 노력하다 보면 잡일에서 벗어나 중요한 일에만 집중하는 힘까지 자연스럽게 길러진다.

원본 출처 : 동화그룹 사보 https://goo.gl/PBkgbA

 

2018-06-08T11:35:10+00:00

About the Author:

심플리
'가장 단순한 것의 힘-인생을 바꾸는 미니멀워크' 저자 탁진현. 심플라이프 운영자. 7년차 미니멀리스트. 삶을 간소화하는 것은 개인, 가족 그리고 나아가 사회와 지구를 치유한다고 믿습니다. 집, 몸, 돈, 일, 관계, 마음 등 단순화에 대한 영감과 노하우를 제공합니다. 칼럼기고/강연강의/인터뷰 문의는 friend@simplelife.kr, 010-6662-9431 [운영자소개 클릭]

Leave A Comment

가이드 고민상담 알림 테스트